A condução de Due Diligence, independentemente da classificação da pessoa jurídica envolvida na aplicação do processo, tem como objetivo conhecer o terceiro que terá relacionamento com a sua empresa. Este processo garante que a relação com fornecedores e/ou clientes seja examinada antes de iniciar o negócio ou de dar continuar a um relacionamento pré-existente. Tal exame garante melhor compreensão da dimensão dos riscos nos quais se poderá estar exposto.

As análises de Due Diligence se baseiam em pesquisas que incluem buscas em fontes públicas e privadas, mas que podem ser complementadas por formulários de pesquisas que, por exemplo, apontem os conflitos entre as atividades realmente exercidas por estes terceiros e as atividades que são de conhecimento ou expectativa da empresa contratante; além de visitas in loco, que possuem o objetivo de avaliar a estrutura física do local e a capacidade de cumprir com o serviço. Os resultados destas pesquisas proporcionarão à empresa o poder da tomada de decisão mais transparente, além de saber se este terceiro está alinhado com o propósito estratégico da empresa.

Antes de prosseguir com o tema, destaca-se que a condução de Due Diligence é considerada uma das ferramentas de Compliance mais eficazes no combate aos pagamentos irregulares, embora o grau de profundidade das análises varie de acordo com o país, a indústria, a natureza da pesquisa ou o histórico da relação com o terceiro; existem três fatores que de acordo com o FCPA Resouce Guide, orientam as análises:

  • As empresas devem compreender as qualificações e as associações de seus parceiros, incluindo a sua reputação empresarial e, se houver, relação com autoridades estrangeiras, aumentar assim o nível de atenção;
  • As empresas devem ter uma compreensão da lógica de negócios para incluir o terceiro na transação. Entre outras coisas, a empresa deve compreender o papel e a necessidade do terceiro e garantir que os termos do contrato descrevam especificamente os serviços a serem executados. Quais as condições de pagamento serão aplicadas a este terceiro e como estes pagamentos serão realizados;
  • As empresas devem empreender alguma forma de acompanhamento permanente das relações, isso pode incluir a realização periódica da Due Diligence, exercendo os direitos de auditoria e solicitando certificações de conformidade anuais do terceiro.

Após apresentar de maneira resumida a principal função e as atividades relacionadas a condução de Due Diligence, retornemos ao cerne deste artigo, que é direcionado às pesquisas de Due Diligence para os fornecedores homologados.

Esta classe de fornecedores abrange aqueles que atendem as qualificações necessárias para prover algum produto ou serviço para a companhia e que exercerão uma relação de longo prazo com a empresa contratante. No futuro eles poderão participar entre si de processos concorrenciais, entretanto o resultado terá como garantia que houve a escolha de uma pessoa jurídica pré-avaliada, com boa capacidade para cumprir o escopo do projeto, ou seja, presume-se que exista a garantia de uma boa prestação de serviços.

O processo comum para homologar um fornecedor possui a tendência de analisar fatores técnicos, inerentes a empresa. Para isso, são analisados tópicos como capacidade técnica; riscos ambientais; riscos de segurança; a saúde financeira e a estrutura deste terceiro; o faturamento do ano anterior; o fato de ter conquistado as ISOs (International Organization for Standarization), ou seja, informações que garantirão o nível de qualidade a ser seguido no decorrer da prestação do serviço.

Porém, além destes fatores técnicos, é necessário voltar os olhos para aspectos mais profundos da relação comercial e que não se baseiam apenas na pessoa jurídica em si, mas se estendem a aqueles que personificam a companhia: seus sócios ou acionistas e administradores.  É nesta essência que a prática de Due Diligence contribui para a homologação de um fornecedor, pois conectará as avaliações técnicas às outras avaliações e buscas mais específicas, fazendo com que não apenas vantagens econômicas ou técnicas sejam levadas em consideração, mas também a reputação e o histórico deste terceiro.

Por consequência, buscas mais profundas sugerem escopos menos engessados e mais abrangentes, permitindo que a empresa escolha as fontes de buscas que melhor atenderão os seus objetivos. É permitido inclusive, cruzar bases de dados internas da companhia afim de sanar os riscos de conflito de interesse; além de garantir que não há relações societárias entre dois ou mais fornecedores homologados. Neste ponto, quando abordamos a resolução da problemática, destaca-se a eficaz comunicação caso os conflitos supramencionados ou quaisquer outros riscos sejam identificados durante as buscas, uma vez que é importante ter em mente que o departamento responsável pela contratação junto ao departamento de Compliance, sejam notificados.

Conforme mencionado acima, o grau de profundidade das análises e as fontes de busca, somados as problemáticas identificadas no decorrer de uma pesquisa, sugerem que, para apresentação e análise imparcial dos fatos, a Due Diligence seja conduzida por um terceiro especialista em buscas e análise de risco, desta maneira, será garantido que os interesses da empresa sejam colocados em primeiro lugar e nenhum fornecedor terá sido beneficiado. Tendo em mente as premissas acima, é possível garantir a prática responsável na contratação de um fornecedor, garantindo desde a boa origem de um produto ou serviço – atendendo a não utilização de mão-de-obra escrava ou infantil; a garantia da integridade de um terceiro, até a sua capacidade de entrega.